روز بزرگي براي شما فرا رسيده است و به سمت مديريت منصوب شدهايد. فرقي نميکند که اولين تجربه مديريتي شما باشد يا اينکه سابقه مديريتي داشته باشيد. 30 روز اول بسيار مهم است چرا که برداشتهايي که از شما خواهد شد و برداشتهايي که شما از شغل و محيط و مسووليتهاي جديد خواهيد داشت عمدتاً براساس تجربيات 30 روز اول خواهند بود
- نظر کارکنانتان نسبت به شما چه خواهد بود؟
- آيا از نظر آنها شما مدير قابل اعتمادي هستيد؟
- آيا شما فردي با کارايي فوق العاده بالا خواهيد بود؟
- نظر رئيس تان راجع به شما چه خواهد بود؟
قبل از اينکه شروع به کار کنيد
- يک نسخه کپي از شرح وظايف خودتان و کارکنان جديدتان تهيه و مطالعه کنيد.
- شماره تلفن مدير قبلي را بگيريد و در مورد نقاط ضعف و قوت تيم و سازمانتان صحبت کنيد.
- از هر کجا که مي توانيد اطلاعاتي در مورد اهداف، رقبا و ارزش هاي سازمان به دست آوريد.
- يک دفترچه يادداشت مخصوص تهيه کنيد. پس از شروع کار بايد مشاهدات خود را هر روز (حداقل روزي دو، سه پاراگراف) به مدت 30 روز يادداشت کنيد. مي توانيد در کامپيوتر خود هم فايلي براي اين منظور در نظر گرفته و مطالب را تايپ و ذخيره کنيد.
در 72 ساعت اول
- قرار ملاقاتي با رئيس جديدتان بگذاريد. از او بپرسيد انتظاراتش از شما و تيمتان چيست. از او بخواهيد دو يا سه هدفي را که با دستيابي به آنها در سازمان متمايز خواهيد شد، بگويد.
- در بخش خود قدم بزنيد و با تک تک کارکنانتان به معارفه و گفتوگوهاي دوستانه بپردازد. به آنها بگوييد علاقهمنديد نظرشان را در مورد وضعيت کارها بدانيد و اينکه ميخواهيد ظرف دو هفته آينده يک جلسه خصوصي با آنها داشته باشيد.
- روابط خوبي با مديران بخشهاي ديگر به ويژه مدير منابع انساني برقرار کنيد. به آنها بگوييد برايتان مهم است که نظرشان را در مورد کارهايي که ميتوان براي بهبود بخش خود انجام داده تا براي کل سازمان مفيدتر باشيد، بدانيد.
- از مديران همکار خود بپرسيد که در کدام جلسات لازم است شرکت کنيد. سپس تاريخها را در سررسيد خود يادداشت کنيد. از آنها بخواهيد شما را به همکاران ديگر معرفي کنند. سعي کنيد هر روز با تعداد بيشتري از کارکنان آشنا شويد. اسم تک تک اعضاي تيم تان را حفظ کنيد.
در هفته اول
- روند اجرايي امور در بخش خود را به دقت تحت نظر گرفته و ياد بگيريد چگونه اين کارها انجام ميشود. هر سوالي داريد، بپرسيد.
- گفتوگوهاي غيررسمي خود را با کارکنانتان در مورد راههاي افزايش کارايي بخش ادامه دهيد. با استفاده از اطلاعات کسب شده فهرستي از نقاط قوت و ضعف تهيه کنيد.
- گاهي به بخش منابع انساني برويد و پرونده پرسنلي افراد تيم تان را مطالعه کنيد تا با عملکرد آنها در گذشته بيشتر آشنا شويد.
- جلسات اختصاصي را با تک تک پرسنل شروع کنيد و سوالات اساسي زير را از آنها بپرسيد:
- چه کارهايي در اين بخش به صورت خوب و قابل قبول انجام مي شود؟
- چه کارهايي در اين بخش به صورت قابل قبول انجام نمي شود؟
- اهداف شخصي و برنامه آينده کاري شما چيست؟
- در طول جلسات سعي کنيد حتماً 90 درصد از زمان جلسه را فقط شنونده باشيد.
- فهرستي از مسائلي که برايتان مبهم مانده را تهيه کنيد تا در آينده پاسخ آنها را بيابيد.
در هفته دوم
- تا پايان اين هفته بايد جلسات اختصاصي با کليه کارکنان تيم تان را تمام کرده و پاسخ سوال هاي ذيل را بدانيد:
- از نظر کارکنان نقطه قوت بخش شما چيست؟
- از نظر کارکنان چه فرآيندهايي نياز به کار بيشتري دارند؟
- از نظر خودتان کداميک از افراد تيم تان نياز به کمک دارد تا وظايف خود را بهتر انجام دهد؟
- آيا اطلاعاتي که از کارکنانتان به شما رسيده با اطلاعاتي که از مديران ساير بخش ها همچنين رئيس تان کسب کرده ايد،مطابقت دارند؟
- با استفاده از اطلاعاتي که کسب کرده ايد، فهرست برنامه پروژه هاي کوتاه مدت اولويت بندي شده براي شش ماه پيش رو را تهيه کنيد. قرار ملاقاتي با رئيس تان بگذاريد و نظرش را درباره فهرست بپرسيد.
- اولين جلسه گروهي با کل اعضاي تيمتان را برگزار کنيد. در اين جلسه موارد ذيل مطرح شود:
- از اعضاي تيم به خاطر ايده هايشان تشکر کنيد.
- خلاصه اي از اطلاعات جمع آوري شده و همچنين برنامه هايي که براساس اين اطلاعات تهيه شده را به اطلاع جمع برسانيد.
- توقعات خودتان را از جمع به صورت کاملاً واضح بيان کنيد.
تا پايان هفته سوم
- زمان آن فرارسيده که برنامه پروژه هاي کوتاه مدت اولويت بندي شده براي شش ماه اول (که مورد قبول کارکنان و همچنين رئيسان است) به مرحله اجرا درآيد.
- در اين هفته بايد راه حلي که براي يکي از مشکلات اصلي پيدا کرده ايد را با رئيس تان مطرح کنيد.
- نظرتان درباره عملکرد کارکنانتان را به صورت بازخورد مثبت برايشان بيان کنيد. حداقل با سه نفر از کارکنانتان در اين هفته صحبت کنيد و به آنها بگوييد چه کارهايي را خيلي خوب انجام مي دهند.
- اگر متوجه شده ايد که چند نفر از کارکنانتان بالقوه توان بالايي براي انجام پروژه هاي جديد و ابتکاري دارند و حتماً با آنها صحبت کنيد و براساس تجربيات گذشته خودتان و البته با مشارکت کارکنان پروژه هايي را که مدنظر داريد،تعريف کنيد.
- به ارتباطات درون گروهي بپردازيد. سعي کنيد شناخت بيشتري از اعضاي تيم تان پيدا کنيد.
- مفهوم اثربخشي را براي اعضاي تيم تان شرح دهيد. به آنها بگوييد فقط کارايي بالا کافي نيست بلکه بايد نتيجه عملکرد بخش شما براي کل سازمان مفيد باشد.
هفته آخر
- در پايان روز سي ام از کارکنانتان، مديران ساير بخش ها و همينطور رئيس تان بپرسيد نظرشان راجع به عملکرد شما چگونه است.
- فهرستي از دستاوردهاي تيم تان در طول يک ماه گذشته (ريز و درشت) تهيه کنيد و به همکارانتان نشان دهيد.
- به فهرست مسائلي که برايتان مبهم بود مراجعه کنيد. (اين فهرست را در هفته اول تهيه کرده بوديد) آيا هنوز هم برايتان مبهم هستند؟ اکنون مي توانيد با ديد بازتري به آ نها فکر کنيد.
- يک روز هفته را براي برگزاري جلسات هفتگي داخلي تعيين کنيد. در اين جلسات ضمن قرار گرفتن در جزئيات امور مي توانيد پيشرفت پروژه ها را ارزيابي کنيد.
- اهداف سالانه را براي خودتان و تيم تان تعيين کنيد. اين کار را حتماً انجام دهيد حتي اگر چنين چيزي در سازمان رسم نباشد.
- پروژه هاي فني ميان مدت براي 90 روز آ ينده را در راستاي اهداف سالانه تنظيم کنيد.
- تبريک مي گوييم. شما 30 روز اول را با موفقيت پشت سر گذاشته ايد.
